Registrierkassen Gastronomie

Registrierkassen in der Gastronomie - Grundlagen und Beschaffungstipps

Erfahren Sie hier Grundsätzliches und einige wichtige Beschaffungstipps vom Experten.

Eine moderne Registrierkasse ist heute in der Gastronomie weit mehr als nur ein Gerät, um Diebstahl durch das Personal zu verringern, so wie sie 1879 von dem Lokalbesitzer James Ritty in Dayton, Ohio, USA erfunden wurde. Es ist heute ein auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen spezialisiertes Datenerfassungsgerät und dient der Abrechnung von Bargeldumsätzen und der Erstellung von Belegen. In vielen Fällen besteht heute eine Integration in ein Warenwirtschaftssystem unter Einbeziehung von Daten aus Einkauf, Verkauf, Warenbestand, etc.

Dabei differenziert man "offene" Systeme, die aus Standard-Hardware, einem Standard-Betriebssystem und einer Kassensoftware bestehen, sowie "geschlossene“ Systeme oder auch "proprietäre" Systeme, wo Hard- und Software eine Einheit bilden. Registrierkassen mit besonderen Leistungsmerkmalen werden auch als "Kassensystem" oder "POS-System" ("Point of Sale") bezeichnet und als solches vermarktet.

„Offene“ Systeme

Ein "offenes" System (gerne auch "PC-Kasse" genannt) besteht laut Wikipedia aus „Kassenhardware und Kassensoftware. Die Kassenhardware ist im Regelfall PC-kompatibel, aber speziell für den Einsatz am Kassenplatz ausgelegt. Weitere Bestandteile der Kassenhardware sind z.B. Bondrucker für den Ausdruck von Belegen, Barcodescanner, Kassenschublade, programmierbare Kassentastatur, Kundenanzeige, EFT-Zahlungsterminal etc.“

Bei einem EFT-POS-Terminal (EFT-Terminal steht hier für den englischen Begriff „Electronic-Funds-Transfer-Terminal, das bedeutet wörtlich übersetzt: Elektronisches-Wert-Übertragungs-Terminal) erfolgt eine Überprüfung auf eventuelle Kartensperrung, wobei der Händler nach Autorisierung auf Verfügungsrahmen und Tageslimit des Kunden (Bonitätsprüfung) die Zahlungsbestätigung erhält. Bei geschlossenen Systemen werden überwiegend Windows® oder Linux® als Betriebssystem verwendet. Die Kassensoftware ist eine Anwendung, die als Standard- oder Individualsoftware entwickelt wurde.

Vorteile laut Wikipedia sind die Unabhängigkeit von Hard- und Software, ebenso die Verfügbarkeit leistungsfähiger Hardware und Werkzeuge wie SQL-Datenbanken.

Nachteile laut Wikipedia sind „die Fehleranfälligkeit durch die Komplexität der Hard- und Software, Sicherheitslücken der Standard-Betriebssysteme und die kurzen Produktzyklen der aus dem Consumer-Bereich abgeleiteten Technologien.“

„Geschlossene“ Systeme

Bei geschlossenen Systemen wird laut Wikipedia „eine speziell für das Gerät entwickelte Hardware verwendet. Die weitere Hardwareausstattung entspricht heute weitgehend der unter den "offenen" Systemen genannten. Die Betriebssysteme sind entweder vom Hersteller selbst entwickelt oder es werden kommerziell verfügbare bzw. Open-Source-Lösungen verwendet. Dabei werden immer häufiger speziell angepasste Linux-Varianten verwendet. Die Kassensoftware ist speziell auf die jeweilige Hardware zugeschnitten und kann nicht ohne weiteres auf einer anderen Hardware eingesetzt werden. Verschiedene Hersteller setzen allerdings in mehreren ihrer Modelle die gleiche Software ein.“

Vorteile sind laut Wikipedia vor allem „die hohe Ausfall- und Datensicherheit“.

Ein Nachteil sei laut Wikipedia, „dass Hard- und Software von einem Anbieter bezogen werden müssen“.

Empfehlungen vom Experten

Sie wollen eine Empfehlung, welche Vorteile bzw. Nachteile offener und geschlossener Systeme in der täglichen Praxis und hinsichtlich der Beschaffung von besonderer Bedeutung und Wichtigkeit sind?

  1. Für den Einzel-Gastronomen empfehlen wir proprietere, d.h. geschlossene Systeme, weil diese im praktischen Betrieb i. d. R. stabiler sind, über eine hohe Ausfallsicherheit verfügen, bisher kein Viren-Problem haben, keine Zugriffe und damit keine Störungen von Außen möglich sind.
  2. Für die System-Gastronomie (z.B. Franchise-Ketten) kann eine PC-Lösung dann interessant sein, wenn grundsätzlich diverse neue, innovative Auswertungen und Statistiken automatisiert erstellt werden sollen.
  3. Eine PC-Lösung, d.h. ein offenes System erfordert aus unserer Sicht und Erfahrung in der Praxis aber immer eine Fernwartung zum Händler inkl. Wartungs-Service (Wartungs-Vertrag oder eine Service- und Support-Vereinbarung), damit Programm-Störungen oder Fehlbedienungen zumindest möglichst schnell über die Ferne behoben werden können.
  4. WICHTIG: Man kann aus jedem Produkt (egal ob offenes oder geschlossenes System) durch gute oder schlechte Anpassung/Programmierung des Händlers eine gute oder schlechte Lösung erzielen, es kommt hier also unbedingt auf die Qualität, die Kompetenz und den (Beratungs- und Wartungs-) Service des Händlers an!
  5. Hinsichtlich des Wartungsservice ist es sinnvoll, wenn der Händler einen besonders guten Wartungsservice anbietet, also möglichst einen 24-Std.-7-Tage-pro-Woche-Service!
  6. Hinsichtlich der Wahl des Kassensystems ist eine wirkliche Beratung sinnvoll, möglichst vor Ort (!), unter Einbeziehung der örtlichen Gegebenheiten und aller relevanten Einflüsse und Bedingungen (Funkempfang, Funkstörungen, Personal, Bedienung, …), ebenso ist genau herauszuarbeiten, was der Kunde will bzw. tatsächlich braucht, um am Ende ein bestmögliches Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erzielen!

Trend

Zur Bedienung der Kassen werden sog. Touchscreens immer beliebter, da diese flexibler sind als fest beschriftete Tastaturen. Speziell in der Gastronomie wächst der Anteil der tragbaren Kassenterminals (Handhelds), die per Funk mit den stationären Kassen kommunizieren. Dabei gibt es einerseits Systeme im Funkbereich 2,4 GHz (WLAN), andererseits im 433-MHz-Band. Und die Stabilität und Robustheit modernster Handhelds ist mittlerweile sehr hoch. Wollen auch Sie solche TOP-modernen, leistungsfähigen, robusten Geräte einsetzen? Dann melden Sie sich einfach gleich bei uns per Email

Gastronomie

In der Gastronomie dienen Registrierkassen mittlerweile nicht mehr nur zur Aufzeichnung der Verkäufe, sondern zur Steigerung der Effizienz und sind insbesondere auch Bestell- und Informationssysteme. Dabei wird bei diesen Systemen in der Regel auf einen Tisch gebucht. Zur zeitsparenden Steuerung der Arbeitsabläufe in Küche und Service können verschiedene Arten von Bons auf verschiedenen Druckern (z.B. Theken- und Küchendrucker) gedruckt oder auf Küchenmonitoren angezeigt werden. Für die Abrechnung der offenen Tische stehen außerdem praktische Funktionen wie Zusammenlegen oder Aufteilen von Rechnungen zur Verfügung. Komplexere Systeme bieten zusätzlich Funktionen wie Gutscheinverwaltung, Kundenverwaltung, Statistiken, bargeldloses Bezahlen, Anbindung mobiler Bestellterminals usw.

Typische Bedienabläufe

Wegen der verschiedensten Varianten und Ausstattungen von Registrierkassen ist eine allgemein gültige Beschreibungen hier nicht möglich, aber es gibt durchaus nachfolgend genannte typische Abläufe:

Beim Registriervorgang erfasst der Kassierer zuerst die Sollposition des Kassiervorgangs. Dabei werden, je nach Anwendungssituation, die Einzelpreise der zu registrierenden "Kassierobjekte" oder aber ein Identifikationsmerkmal des Kassierobjektes registriert. Typische Registrierobjekte sind z.B. Waren, Dienstleistungen, Eintrittsgebühr etc. In aktuellen Kassensystemen werden meist Artikelnummern manuell erfasst, oder es werden Festtasten auf der Kassentastatur oder dem Touchscreen betätigt oder es wird ein Barcode (ggf. auch ein EAN-Code) zum Erfassen des Kassierobjektes gescannt.

Nach Abschluss des Registriervorgangs, was üblicherweise durch Betätigung der Zwischensummentaste geschieht, hat die Registrierkasse für den Kassiervorgang die Sollposition ermittelt, die zu zahlen ist und zeigt diese an. Der Kassierer erfasst den gezahlten Betrag in der Kasse, die Sollposition der gelieferten Kassierobjekte und die Ist-Position der Bezahlung in der Kasse wird dadurch automatisch ausgleichen.

Bei Überzahlung weisen diese Kassen die Höhe des Wechselgeldes aus. Das Rückgeldzahlungsmittel muss dabei nicht zwangsweise dem verwendeten Zahlungsmittel entsprechen. So kann z. B. bei Bezahlung mit Wertgutscheinen bei einer Überzahlung regelmäßig in bar zurückgegeben werden, sofern ein solcher Vorgang vom Herausgeber des Wertgutscheins bzw. von der Akzeptanzstelle akzeptiert wird.

Sicherheit, Steuerliche Aspekte und „GDPdU“?

Auf Sicherheit, steuerliche Aspekte sowie auf die Anforderungen an das Kassensystem durch das Finanzamt (GDPdU) wird hier bewusst nicht näher eingegangen, dies erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt in einem separaten Artikel oder als Antwort bei direkter Anfrage per Email. Vorwegnehmend soll hier allerdings betont werden, dass es im ausgewiesenen Fachhandel natürlich die passenden Kassensysteme gibt, die den Anforderungen der Finanzbehörden und des Gesetzgebers entsprechen und offiziell zugelassen sind. Lassen Sie sich einfach von Experten beraten.

Praxistipps vom Experten für die Gastronomie

Nachfolgend einige wichtige Praxistipps vom Experten, wie sich die Gastronomie dem großen Angebot und den scheinbar komplexen Herausforderungen hinsichtlich Registrierkassen stellen kann.

Als langjährige Experten für Registrierkassen und modernste Kassensysteme wollen wir Ihnen hier praktische Hilfestellungen geben und einige wichtige Tipps für die Auswahl und die Beschaffung des für Ihren Bedarf optimalen Kassensystems:

Wichtige Aspekte

Fragen zur Hilfestellung

Bewertung/Empfehlung

1) Stabilität der Anwendung (Programm-Absturzsicherheit)

„Wie viele Installationen von diesem Produkt gibt es im Markt?“

Ab 1000 Installationen ist man als Anwender aus unserer Sicht auf der sicheren Seite.

„Wie viele Jahre ist das Produkt im Markt vertreten?“

Länger als 5 Jahre ist i.d.R. in Ordnung.

„Welche Referenzen gibt es?“

Referenzen ggf. direkt und persönlich hinsichtlich Zufriedenheit kontaktieren.

2) Stabilität der Hardware (hohe Qualität der Bauteile)

Welche Qualitätsnormen werden erfüllt?

IP64 ist in Ordnung, Staub-/Spritzwasserschutz ist empfehlenswert.

„Welche Referenzen gibt es?“

Referenzen ggf. direkt und persönlich hinsichtlich Stabilität und Qualität kontaktieren.

3) Lange Garantiezeiten und langfristige Ersatzteilversorgung

Wie lange ist die Herstellergarantie?

Üblich ist 1 Jahr Herstellergarantie, empfehlenswert ist aber eine Garantie von mind. 2 Jahren, erweiterbar gegen Aufpreis auf bis zu 6 Jahre.

Wie lange ist die Ersatzteilversorgung sichergestellt?

Bis mind. 5 Jahre nach Ablauf eines Modells sollte die Ersatzteilversorgung gewährleistet sein

4) Flexibilität hinsichtlich Anwendungen und Anschlüsse der Peripherie

Anschließbare Drucker und Funkterminals (Handhelds), Anschluss von Schankanlagen, Hotelsoftware, Warenwirtschaft, etc.

5) Problemlose Anbindung von Funkterminals (z.B. Orderman)

Welche Funkterminals können angeschlossen werden und sind diese unabhängig vom zentralen Kassensystem?

Idealerweise sollten unterschiedliche Funkterminals (Handhelds) anschließbar sein, unabhängig vom zentralen Kassensystem.

6) Haptische und visuelle Qualität

Funktionalität?

Stabilität?

Handhabung?

Optik?

Idealerweise sieht das zentrale Kassensystem sowie die Handgeräte nicht nur schick aus und passt zum Ambiente des entsprechenden Gastronomie-Lokals, sondern ist auch leicht und effizient vom Service-Personal bedienbar und spart allen Beteiligten Zeit, verkürzt Laufwege, optimiert die innerbetrieblichen Abläufe und sorgt für mehr Umsatz, mehr zufriedene Kunden und bessere Zufriedenheit bei Kunden, Mitarbeitern und Gastronomen!

7) Preis-Leistungs-Verhältnis

Das Preis-Leistungs-Verhältnis bzw. das Kosten-Nutzen-Verhältnis ist besonders wichtig und muss stimmen, d.h. die Geräte müssen unbedingt auf den professionellen und harten Gastronomieeinsatz ausgelegt sein, keine Consumer-Geräte!

Abschließend wichtige Empfehlungen

  1. Wichtig ist nochmals zu betonen: Man kann aus offenen wie auch geschlossenen Systemen durch gute oder schlechte Anpassung bzw. Programmierung des Händlers eine gute oder schlechte Lösung erzielen, es kommt also maßgeblich auf die Qualität, die Kompetenz und den Service des Händlers an!
  2. Sehr sinnvoll und empfehlenswert ist ein gutes Service-/Fernwartungs-Angebot Ihres Händlers, möglichst einen 24-Std.-7-Tage-pro-Woche-Service, ggf. mit Service- und Support-Vereinbarung!
  3. Wichtig ist wirkliche Beratung inkl. der Gegebenheiten vor Ort, um genau zu wissen, was an Infrastruktur da ist, welche unterstützenden oder störenden Einflüsse und Gegebenheiten zu beachten sind (Funkempfang, Störquellen, Bediener, etc.), was der Kunde genau will und tatsächlich braucht, um bestmögliches Kosten-Nutzen-Verhältnis zu erreichen…

Fragen?

Bei Bedarf beantworten wir Ihnen gerne auch Ihre Fragen und beraten Sie gerne. Dazu dürfen Sie jederzeit gerne direkten Kontakt mit uns aufnehmen, z.B. per Email oder über unsere Website http://www.cks-berg-gmbh.de
oder - u.a. für ganz dringende Anfragen - telefonisch unter +49 721 - 941 49 10.

Mehr Umsatz und mehr Kunden gefällig?

Außerdem dürfen Sie gerne diesen Artikel kommentieren, am einfachsten direkt unterhalb des Artikels, und diesen gerne auch an Freunde und Geschäftspartner weiterleiten.

Sie sind auch herzlich dazu eingeladen, Mitglied unseres Profi-Netzwerks zu werden, dort unterstützen wir uns gegenseitig aktiv, zielgerichtet und systematisch auf dem Weg zu Erfolg und Erfüllung, mehr Umsatz und mehr Kunden, und dies nach gemeinsamen Werten.

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Quelle Foto: http://de.wikipedia.org/wiki/Datei:Quorion_concerto.jpg

Autor: RHB

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